13 Bereiche · ein einziges Nervensystem

Ihr gesamtes Studio, vernetzt.

Die erste Anfrage eines Kunden löst eine Kette aus – Angebot, Vertrag, Anzahlung, Planung, Produktion, Lieferung –, bei der jeder Schritt den nächsten speist. Sie erfassen nichts doppelt. Sie vergessen nichts. Und Leeza wacht kontinuierlich über das Ganze.

Arbeitsplatz eines Fotografen: aufgeklappter Laptop, Kamera und Objektiv auf dem Tisch.

Foto: wolrider · Pexels

Ein Beruf, zwei völlig verschiedene Tage.

Da ist der Tag, den Ihre Kunden sehen – die Location-Suche, das Licht, der Auslöser, die Retusche. Und es gibt den anderen: das Angebot, das neu geschrieben werden muss, den Vertrag zum Einscannen, die Anzahlung, die eingefordert werden muss, den abgelaufenen Download-Link, die Rechnung, an die man sich aus dem Gedächtnis erinnern muss.

Synaptiik übernimmt den zweiten Teil. Nicht indem ein weiteres Tool hinzugefügt wird, sondern indem die Mehrfacherfassungen zwischen den bereits genutzten Werkzeugen entfallen: Eine einmal erfasste Information fließt bis zum Ende der Kette.

Der Ablauf, live

Jeder Bereich ist ein Neuron, das mit der Pipeline verbunden ist. Die Signale, die über die Karte laufen, sind die Aktionen, die tatsächlich in Synaptiik ablaufen – ein unterschriebenes Angebot, das eine Anzahlung auslöst, eine Lieferung, die eine Rechnung ausgleicht. Fahren Sie über einen Knoten, um zu sehen, was er automatisiert.

Leeza
Projekte
Rechnungen
Galerie
Video
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Drohne
Kalender
Verträge
Hochzeit
Immobilien
Kundenanfrage01 / 07BriefingDie Kundenanfrage, klar umrissen.
  • Pipeline, 7 Schritte
  • Geschäftsbereich, bediente Schritte
  • Leeza, Überwachung
Jede Kundenanfrage durchläuft dasselbe Nervensystem — fahren Sie über einen Knoten oder tippen Sie ihn an, um zu sehen, was automatisiert wird.

Elf Bereiche, ein einziger Ablauf.

Vom Projektmanagement bis zur Drohnen-Konformität – jedes Modul ist für den Beruf des Bildschaffenden konzipiert, nicht von einem generischen CRM übernommen.

EU-Hosting (Frankreich) · DSGVOEinfache elektronische Signatur (SES, eIDAS Art. 25 §1)Begleiteter Umzug inklusiveReaktionsschneller menschlicher Support

Der Ablauf, im Vergleich

Derselbe Auftrag, zwei Ketten.

Links die übliche Kette: sieben Werkzeuge, sieben Mehrfacherfassungen, ebenso viele Gelegenheiten, etwas zu vergessen. Rechts derselbe Auftrag in Synaptiik, wo jeder Schritt vom vorherigen ausgelöst wird.

Ohne Synaptiik

  1. Anfrage per E-Mail erhalten, in eine Tabelle übertragen
  2. Angebot in einem Textverarbeitungsprogramm verfasst, als PDF exportiert, manuell versendet
  3. Vertrag ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, in einem lokalen Ordner abgelegt
  4. Anzahlung per Überweisung eingefordert, die man selbst nachverfolgen muss
  5. Termin in einem separaten Kalender eingetragen, nie mit dem Rest synchronisiert
  6. Lieferung über einen temporären Übertragungslink, abgelaufen, wenn der Kunde ihn öffnet
  7. Rechnung ein letztes Mal neu erfasst, Mahnung vergessen

Mit Synaptiik

  1. Die Anfrage erstellt das Projekt und füllt das Briefing vor aus
  2. Das Angebot übernimmt das Briefing, wird elektronisch unterschrieben versendet
  3. Das akzeptierte Angebot erzeugt den Vertrag, dann die Anzahlungsanforderung
  4. Die Zahlung der Anzahlung gibt den Termin im Planungskalender frei
  5. Die Produktion läuft im selben Projektordner weiter, für den Kunden sichtbar
  6. Die Liefergalerie bleibt im Kundenportal zugänglich, nicht in einem ablaufenden Link
  7. Der Restbetrag wird automatisch bis zur Zahlung berechnet und angemahnt

Nach Berufsfeld

Sechs Berufsfelder, sechs Produktionsketten.

Eine Hochzeit wird nicht wie ein Packshot gesteuert, und eine Drohnenaufnahme wird nicht wie ein Corporate-Video beauftragt. Jedes Berufsfeld behält seine eigenen Anforderungen – der kaufmännische Teil hingegen bleibt derselbe.

Hochzeit

Ein Vertrag, der zwölf bis achtzehn Monate vor dem Termin unterschrieben wird, eine abzusichernde Anzahlung, ein nicht wiederholbarer großer Tag und eine Lieferung, die lange danach erwartet wird.

Der Hochzeitsablauf wird zu einer terminierten Kette: Angebot, Vertrag, Anzahlung, Ablaufplan für den großen Tag, Auswahl, private Galerie. Jeder Termin trägt seine eigene Erinnerung.

  • Vertrag aus der Ferne elektronisch unterschrieben, Anzahlung direkt danach eingezogen
  • Ablaufplan für den großen Tag, geteilt mit dem Paar und dem Zweitfotografen
  • Private, passwortgeschützte Galerie mit Favoriten und Abzugsbestellungen
  • Restbetrag bei Lieferung automatisch angemahnt, ohne eine schriftliche Mahnung zu verfassen
Moduldetail

Corporate & Institutionen

Ein Ansprechpartner, der nicht der Zahlende ist, eine Bestellnummer, eine Rechnung in vorgeschriebenem Format und lange Zahlungsfristen.

Das Projekt unterscheidet zwischen operativem Kontakt, Unterzeichner und rechnungsstellender Einheit. Die Dokumente gelangen ohne erneute Erfassung an den richtigen Empfänger.

  • Bestellreferenzen und Kostenstelle auf Angebot und Rechnung übernommen
  • Briefing-Freigabe durch den Kunden in seinem Portal, nachvollziehbar und zeitgestempelt
  • Bildrechte der fotografierten Mitarbeitenden dem Projekt zugeordnet
  • Mahnstufen bei Zahlungsverzug gemäß Ihren Zahlungsfristen gestaffelt
Moduldetail

Produkt & Packshot

Ein hohes Volumen an Referenzen, Stückpreiskalkulation und separat berechnete Retuschen.

Das Angebot wird nach mengenbasierten Positionen erstellt; die Produktion folgt derselben Aufteilung bis zur Lieferung und Rechnung.

  • Mengenbasierte Angebotspositionen (Referenz, Winkel, Freistellung, Retusche)
  • Fortschrittsverfolgung nach Charge statt nach monolithischem Projekt
  • Lieferung der Dateien in den vom Produktdatenblatt erwarteten Formaten
  • Rechnung aus dem akzeptierten Angebot erstellt, ohne erneute Erfassung
Moduldetail

Immobilien & Architektur

Viele Objekte, zu optimierende Touren, wechselnde Aufträge und eine binnen vierundzwanzig Stunden erwartete Lieferung.

Jedes Objekt ist ein kurzer, geografisch geplanter Auftrag mit einer wiederverwendbaren Leistungsvorlage.

  • Wiederverwendbare Leistungsvorlagen nach Objekttyp
  • Tourenplanung mit Adressen und Zugangszeiten
  • Schnelle Lieferung per Galerie mit Direktdownload durch die Agentur
  • Gebündelte Monatsabrechnung für wiederkehrende Auftraggeber
Moduldetail

Video & Motion

Erhebliche Rohmaterial-Mengen, iterative Freigabezyklen und aufeinanderfolgende Versionen, die nicht verwechselt werden dürfen.

Das Videoprojekt führt seine Versionen: Jeder an den Kunden gesendete Schnitt ist datiert, kommentiert und wird ersetzt, ohne den Verlauf zu überschreiben.

  • Aufeinanderfolgende Versionen aufbewahrt und klar nummeriert
  • Kundenrückmeldungen der jeweiligen Version zugeordnet, nicht einem E-Mail-Verlauf
  • Zahlungsmeilensteine an die Freigabeschritte angeglichen
  • Getrennte Archivierung von Mastern und Auslieferungs-Files
Moduldetail

Drohne & Luftaufnahmen

Eine genehmigungspflichtige Leistung, abhängig vom Wetter, mit im Kontrollfall vorlegbaren Dokumentationspflichten.

Die Flugakte lebt im Auftrag: Szenario, Genehmigungen, Versicherung, Tagesbedingungen, und die Wetter-Stornoklausel steht im Vertrag.

  • Regulatorische Unterlagen dem Auftrag zugeordnet, nicht einem lokalen Ordner
  • Storno- oder Verschiebungsklausel für Wetterbedingungen
  • Flughistorie aufbewahrt und je Auftrag einsehbar
  • Abrechnung inklusive Fahrtkosten und Wartezeit vor Ort
Moduldetail

Was man uns zuerst fragt

Die berechtigten Vorbehalte, ohne Umschweife.

Ein Tool zu wechseln kostet zunächst Zeit, bevor es welche einspart. Hier die sechs am häufigsten gestellten Fragen – und wie es sich tatsächlich verhält.

Team-Meeting an einem Besprechungstisch, Diskussion und Notizen.

Foto: Ivan S · Pexels

Ich arbeite bereits mit Tools, die ich beherrsche.

Das ist oft der eigentliche Punkt: Das Problem ist nicht jedes einzelne Tool, sondern die Mehrfacherfassung zwischen ihnen. Synaptiik ersetzt weder Ihre Retusche-Software noch Ihr E-Mail-Postfach; es beseitigt die erneute Erfassung zwischen Angebot, Vertrag, Zahlungseingang, Planung und Lieferung. Der Umzug Ihrer laufenden Kunden und Projekte wird begleitet.

Meine Kunden wollen kein weiteres Konto anlegen.

Das Kundenportal öffnet sich über einen per E-Mail erhaltenen Link: Ihr Kunde bestätigt ein Briefing, unterschreibt, zahlt oder holt seine Dateien ab, ohne vorher irgendetwas anlegen zu müssen. Der Zugang bleibt an das Projekt gebunden, was abgelaufene Übertragungslinks vermeidet.

Hält die elektronische Signatur rechtlich stand?

Synaptiik setzt eine einfache elektronische Signatur im Sinne von Artikel 25 §1 der eIDAS-Verordnung um: Sie darf als Beweismittel nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist. Jede Signatur wird mit einem Hash des unterzeichneten Dokuments und einem Zeitstempel versehen, sodass das erzeugte Dokument nachträglich überprüft werden kann.

Was geschieht mit meinen Dateien, wenn ich das Abonnement kündige?

Sie bleiben Ihr Eigentum. Ihre Daten bleiben dreißig Tage nach der Kündigung zugänglich, um Projekte, Dokumente und Dateien zu exportieren; danach werden sie gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie Ihres Kontos gelöscht.

Ich bin allein tätig – brauche ich wirklich ein vollständiges System?

Gerade wenn man allein arbeitet, kann keine administrative Aufgabe delegiert werden. Der Solo-Plan deckt die gesamte Kette für einen einzigen Platz ab: Mahnungen, Archivierung und Verfolgung offener Beträge hängen nicht mehr von Ihrem Gedächtnis ab.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Nein. Synaptiik hat weder Willkommensangebot noch Testphase und ist ohne Vertragsbindung. Im Gegenzug sind die Pläne Solo und Studio vierzehn Tage nach der ersten Zahlung ohne Angabe von Gründen erstattbar, bei einem Jahresvertrag dreißig Tage.

FAQ

Häufige Fragen zu den Funktionen.

Eignet sich Synaptiik gleichermaßen für Fotografen, Videografen und Drohnenpiloten?

Ja. Alle drei Berufsfelder teilen sich dieselbe kaufmännische Kette – Angebot, Vertrag, Anzahlung, Planung, Lieferung, Rechnung –, aber nicht dieselbe Produktion. Die Module für Video (Versionen, Freigabe-Meilensteine) und Drohne (Flugakte, Wetter- und regulatorische Auflagen) existieren eigenständig, ohne den kaufmännischen Teil zu duplizieren.

Muss man vom ersten Tag an alles aktivieren?

Nein. Die Pipeline funktioniert bereits ab Angebot und Vertrag; Galerie, Planung, Marketplace und Fachmodule kommen hinzu, sobald Sie sie benötigen. Die anfangs erfassten Daten bleiben auch für später aktivierte Module gültig.

Wie läuft die Übernahme meiner laufenden Projekte ab?

Der Umzug wird begleitet: Kunden, offene Projekte und bestehende Dokumente werden mit Ihnen übernommen, ohne dass Sie den Verlauf manuell nachpflegen müssen. Bereits gelieferte Projekte können als Archiv importiert werden.

Kann Leeza an meiner Stelle handeln, ohne dass ich es entscheide?

Nein. Leeza schlägt vor, Sie entscheiden: Jede Empfehlung zeigt ihren Grund, ihr Vertrauensniveau und ihre Alternative, und keine kaufmännische Entscheidung wird ohne ausdrückliche Bestätigung ausgeführt. Die KI-Unterstützung lässt sich pro Konto und pro Portal deaktivieren.

Wo werden die Daten gehostet?

In der Europäischen Union, auf einer DSGVO-konformen Infrastruktur, mit Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand sowie strikter Trennung zwischen Organisationen. Details zu den Maßnahmen finden Sie auf der Seite Sicherheit & Vertrauen.

Konkurrenzvergleiche

HoneyBook, Pixieset, Studio Ninja, Excel – warum sich Fotografen für Synaptiik entscheiden.

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Leitfäden & Ressourcen

Angebote, Verträge, Preise, DSGVO, Drohnenvorschriften – die wichtigsten Leitfäden für Profis der Bildbranche.

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Preise

Solo 149 €, Studio 249 €, Agence 599 € netto pro Monat. Ohne Vertragsbindung. 14 Tage Rückerstattung bei Solo und Studio.

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Sicherheit & Vertrauen

Europäisches Hosting, Verschlüsselung, Trennung der Organisationen, KI ohne Datenspeicherung – die technischen Maßnahmen im Klartext.

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Blog

Erfahrungsberichte aus der Praxis, regulatorische Einordnungen und Studio-Praktiken für Profis der Bildbranche.

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